“Onde diabos eu coloquei aquele contrato?”, “Cade o cartão da gráfica?”, “Qual era mesmo a senha do host?”.
É esse tipo de pergunta que costuma atormentar todo e qualquer profissional de qualquer área quando não se tem organização no trabalho, e esteja certo, uma pessoa desorganizada no trabalho é desorganizada em praticamente tudo que faz.

Independente do caso, existem algumas coisas que ajudam e muito a realizar trabalhos com agilidade, rapidez e que não deixam acontecer o que os clientes mais odeiam: estourar o prazo.

  • Ambiente;
  • Projetos;
  • Orçamentos e finanças.

Para o post não ficar muito extenso vou dividir os tópicos acima em duas partes. Hoje veremos como organizar o seu ambiente de trabalho e como otimizar a organização com seus projetos, pra semana que vem fica

Arrumando a mesa

Já dizia o ditado: “mesa arrumada, mente arrumada”. FATO! Sem sombra de dúvidas nosso ambiente de trabalho é o reflexo da nossa mente. Comecei a observar isso quando vi que sempre meu quarto (e ambiente de trabalho) estava desorganizado, eu estava confuso com meus jobs, não sabia por onde começar e me dispersava fácil. Então sempre que eu percebia (sim quando eu percebia, porque ver eu sempre via :P ), a desordem no meu quarto parava o que estava fazendo e só continuaria os jobs depois de tudo em ordem. Acreditem, funciona! Pode parecer bem óbvio né, mas esse óbvio agente custa a enxergar e que faz toda a diferença.

Manter seu ambiente de trabalho não é só uma questão de organização, mas também de higiene. Quem é que consegue trabalhar em um lugar sujo e desorganizado? Se você se habituar a deixar tudo de qualquer jeito, quando tiver sua empresa ou escritório de trabalho, vai deixar sempre tudo como sempre deixou qual a impressão você quer deixar para seus clientes quando eles forem até seu ambiente de trabalho para uma reunião?

Se você trabalha, ou pretende trabalhar só como freela na sua casa mesmo, é de extrema importância que você tenha disciplina com os horários, pois, um grande defeito dos freelas que trabalham em casa, além dos horários não cumpridos, é a comodidade e de toda hora parar para fazer qualquer coisa que não seja seus afazeres. Afinal quem não gosta de poder parar pra ver um filme, fazer uma boquinha ou mesmo dar uma relaxada na cama né?!

Projetando seu sucesso

Para se manter organizado no trabalho, além do ambiente é indispensável que seus projetos também estejam com a organização impecável. Para isso temos várias coisas que devemos fazer:

  • Faça uma lista de tarefas e a deixe em um lugar bem visível;
  • utilize um calendário, digital ou de papel, e marque as datas de cada compromisso;
  • pode parecer meio retrô, mas, ter uma agenda com tudo anotado é sempre de grande ajuda;
  • se você trabalha em casa, é extremamente importante que você tenha disciplina com os horários que você estipular;

Vou falar um pouco agora sobre alguns softwares que designers, agências, e estúdios de design do mundo inteiro usam para gerenciar seus projetos.

Basecamp


Project management, collaboration, and task software: Basecamp

Basecamp é um software de gerenciamento de projetos on-line. Ele oferece uma maneira de melhorar a comunicação do projeto de forma que mantém sua equipe e clientes informados sobre o que está acontecendo com seus projetos. Sempre com foco na simplicidade da comunicação.

Project2Manage


Project2Manage - Free Project Management

Ele fornece uma lista enorme de recursos, incluindo mensagens, listas de tarefas, lembretes, gerenciamento de arquivos, etc apoio iCal Ele permite que você adicione clientes e usuários ilimitados para cada projeto.

Harvest


Simple Online Time Tracking, Timesheet and Reporting Software: Harvest

Harvest permite que você e sua equipe gerenciem despesas e cria as faturas de forma simples. Use os relatórios gráficos do Harvest para ver a distribuição dos recursos de sua empresa de uma forma visual e intuitiva.

Freckle


freckle: time tracking rethought

Freckle é projetado para pessoas reais que fazem trabalhos reais. Ele diz que dia você está trabalhando, quanto e em quê, qual seu faturamento, mostra quem está envolvido no projeto e qual a sua função.

Merlin


ProjectWizards presents Merlin - Project Management for Mac OS X

Meses atrás comecei a usar o Merlin para organizar meus projetos e ver se de fato ele otimiza minha organização. Ainda não usei o programa a ponto de dar um feedback à vocês, mas vou tentar listar suas funcionalidades:
O Merlin é interessante para você gerenciar as metas de um projeto. Ao criar um projeto, você define: tipo de projeto, nome do seu cliente, data de início e fim do projeto, o orçamento, moeda, os objetivos do projeto, determina a carga horária que você pretende dedicar para o projeto e por fim as fases do projeto.

Depois de definir tudo isso, o Merlin já define pra você, as etapas do projeto e quantos dias e quantas horas por dia você deve dedicar para cada etapa. De fato esse programa é mágico. Além de automatizar tudo que eu já listei acima, ele ainda divide as tarefas para cada tipo profissional que normalmente está envolvido no projeto que são: Cliente, Gerente de Projetos, Gerente de Produtos, Designer e Desenvolvedor. E como se já não bastasse, você ainda pode sincronizar o Merlin com seu iCal, iPhone, compartilhar na web e compartilha na sua rede do trabalho ou em sua rede doméstica mesmo.

Econteri um post, que foi de onde eu encontrei esses programas com excessão do Merlin, que tem mais 56 programas para gerenciar seus projetos você pode encontrar esse post em:
60+ Essential Web Apps for Freelancer Web Designers | instantShift

Espero que tenham gostado e até a próxima semana com o Seja Freela #5

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